Bilgi Yönetimi Nedir?

Bilgi Yönetimi Nedir?

Bilgi yönetimi, kayıtlı ya da kayıtsız organizasyon verilerini ve kişisel bilgi ve tecrübeye dayalı birikimleri, toplayıp, düzenleyip, kayıt altına alıp yararlı bilgi haline getirerek bunları doğru zamanlarda , doğru kimselerin, istenilen her yerden ulaşılabilmesini sağlayıp, organizasyonun entelektüel mülkünü arttırmak, tekrarlanan işlemlerin tamamının teknolojik araçlarla yapılmasını sağlamak ve bunun sonucunda pozitif iş neticeleri elde etmek amacıyla yapılan bir dizi teknolojik ve kültürel işlemlerdir.

Günümüz itibarıyla organizasyonlar için bilginin ve öğrenmenin önemi aşikar.
Altavista’nın (www.altavista.com) web sitesinde “Knowledge Management” kelimelerini girerek web siteleri arasında basit bir tarama yaptığımızda konu hakkında binlerce online yayına ulaşabiliyoruz ancak “Bilgi Yönetimi” kelimelerini girerek aynı taramayı yaptığımızda karşımıza çıkan seçeneklerin çok az olması, ülkemizdeki işletmecilerin ve yatırımcıların konuya ne kadar uzak olduğunu gösteriyor. Gerçekten de 1990’dan bu yana bilgi yönetimi üzerine Türkiye’de yayınlanan yayın sayısı bir elin parmaklarını geçmeyecek kadar az. ABD’de bilgi yönetimi alanında, üniversiteler, ticari danışmanlık firmaları ve özellikle Fortune 1000 şirketlerinin yayınladığı yayınlara ve verilere baktığımızda bilgi yönetiminin 1990’ların başından itibaren gündemlerini oluşturan önemi stratejik konuların birisi olduğunu görüyoruz. Bu çalışmalar neticesinde dünyanın önde gelen en büyük firmalarının tamamına yakını “Bilgi” ye, şirketlerinin öz kaynaklarından birisi olarak bakmaya başladı. Dolayısıyla “Bilgi Yönetimi” bu şirketlerin yönetin anlayışının bir parçası haline geldi.

Bilgi ve öğrenmenin önemi hakkında dilimizde yazılmış birçok kitap ve makale mevcut. Ancak kurumsal uygulamalarda, mevcut bulunan ve/veya üzerinde çalışılan öğrenme ve bilgi tabanlı sistemlerin, sofistike bir anlayışla dizaynı yönünde gözle görülür bir şekilde ülkemizde sektörel olarak büyük bir boşluk söz konusu. “Bilgi Yönetimi” konusunda uzmanlaşmış, konunun hem teknolojik hem de politik yönünde hizmet veren profesyonel hiçbir firmanın olmaması ülkemiz açısından acı bir durum olmakla beraber, bu alanda hizmet vermeyi planlayan girişimciler açısından da heyecan vericidir. Bir “Bilgi Yönetim Sisteminin” bileşenlerini oluşturan elektronik haberleşme, kaynak planlama ve iş akışı gibi bilgisayar tabanlı teknolojik uygulamaların her birisi hakkında uzmanlaşmış birçok firma olsa da bu uygulamaların bir bilgi yönetimi sisteminden ziyade birtakım bilgi teknolojileri araçları olarak kurulup çalışır hale getirilmektedir. Bununla beraber, sofistike bir “bilgi yönetimi” amacı ya da yaklaşımı olmadığından ve bütün sistemlerin merkezinde yer alan insan faktörü göz ardı edilmekte ve bunun sonucunda, ulaşılabilecek bir çok pozitif iş neticelerinin çok gerisinde kalınmaktadır. Aynı şekilde, sektörde kurumların öğrenen ve bilgi tabanlı kurumlar olması amacı ile hizmet veren danışmanlık firmalarında da konunun teknolojik boyutunun göz ardı edildiğini ya da bu alanda teknolojik gereçler ile yapılabilecekler konusunda verdikleri danışmanlık hizmetleri hakkında yetersiz kaldıklarını görüyoruz.

Sadece “bilgiyi yönetmek” amacı ile özellikle ABD’deki birçok başarılı yazılım firmasının ve ürünlerinin, ülkemizin bu alanda çok büyük ve aç bir pazar olmasına rağmen, ne yazık ki tanınmadıklarını hatta bu yazılım firmalarının birçoğunun Türkiye temsilciliklerinin bile olmadığını görüyoruz. Bu eksiklik bize, pazarın bilgiyi yönetmenin önemi kavramış girişimciler açısından ne kadar cazip olduğunu gösteriyor. Bilgi yönetiminin teknolojik boyutu elbette bu yazılımların kullanılmasından ibaret değil. Günümüzde bir çok kurumda kullanılan kaynak planlaması, iş akışı ya da insan kaynakları uygulamaları gibi uygulamaların bir bütünlük içinde birbirleriyle haberleşir hale getirilmesi ve bilgiyi en iyi şekilde yönetebilmek için gerekli olan bazı yeni modüllerin mevcut uygulamalara eklenmesi neticesinde de oldukça pozitif neticeler elde etmek mümkün.

Bütün bunlara rağmen ülkemizde “bilgi yönetilmiyor” da diyemeyiz. Özellikle ABD ve Avrupa merkezli çok uluslu firmaların Türkiye şubelerinde gerçek anlamda profesyonel “Bilgi Yönetimi” örnekleri ile karşılaşmak mümkün. Ayrıca bir bilgi yönetim sistemini oluşturan parçaların çoğunun parçalar halinde yaklaşık olarak her firmada kullanıldığını da biliyoruz. Örneğin internet ya da bilgisayar temelli finans programları kullanmayan şirket neredeyse kalmamıştır. Ancak veri madenciliği, elektronik doküman yönetimi ya da işletmeler arasında elektronik ticaret gibi bir çok konuda da çok büyük bir boşluk söz konusudur. Üstelik parçalar halindeki bu bileşenler belli bir “Bilgi Yönetimi” disiplini içinde de dizayn edilip kullanılmadığından çok da faydalı olamamaktadırlar.

Bilgi yönetimini birbiri ile bütünleşik 3 alanda değerlendirmek mümkün:

1. Kurum ile tedarikçi firmalar, iş ortakları, bayi ve dağıtım zincirleri arasında (B2B)
2. Kurum ile müşteri arasında(B2C)
3. Kurum ile çalışanları arasında (B2E)
Şimdi bu 3 alanın her birisi için herkesin anlayabileceği düzeyde tamamen teknik terimlerinden arındırılmış basit uygulama örneklerinden de bahsederek konuyu açalım :

1. Kurum ile tedarikçi firmalar, iş ortakları, bayi ve dağıtım zincirleri arasında (B2B-Business to Business)
Kurum ile tedarikçi firmalar, iş ortakları bayi ve dağıtım zincirleri arasında uygulanabilecek bir bilgi yönetim sistemi diğer 2 alana nazaran daha basittir, daha kolay hayata geçirilebilir ve sonuçlarının gözlenmesi kolaydır. General Electric sadece satın alma departmanının faaliyetlerini %100 internete göre uyarladı ve bunun sonucunda yıllık 5 milyar$ sadece kırtasiye tasarrufu sağlamıştır.

2. Kurum ile müşteri arasında(B2C-Business to Customer)
Kurum olarak ticari bir şirketi düşünürsek, şirket açısından müşteriler ya da hedef alınan tüketim kitlesi hakkında edinilen bilgilerin miktarı, şirketin gelecek adına alacağı kararların haklı çıkma olasılığı ile doğru orantılıdır. Kurum ile müşteriler arasında oluşturulacak bir bilgi sistemi kullanımı her geçen yıl katlanarak artan internet sayesinde olacaktır. Bunu da 2 açıdan ele almak gerekir :

• Elektronik ticaret , elektronik perakendecilik:
Buna en iyi örnek internetin kitapçısı olarak adlandırılan Amazon dur (www.amazon.com). Dağıtım, ofis ve vergi maliyetlerinin düşürüldüğü aracı şirketlerden uzak direkt olarak müşterisine kitap satan bir firma…

Bir internet kullanıcısı bu web sitesine kaydolduğunda bir kullanıcı ismine ve şifreye sahip oluyor. Kayıt esnasında size sorulan yaşınız, nerede yaşadığınız, mesleğiniz vb. kişisel bilgiler ise daha ileriki aşamalarda kullanılmak üzere alınıyor. Bu web sitesine kullanıcı ismi ve şifresi kullanarak giren bütün kullanıcılar izleniyor. Ne tür kitapların link lerine tıklandığı, site içinde ne tür aramalar yaptığı, hangi sayfada ne kadar zaman harcadığı ya da sitenin ne tür sayfalarında ziyaretçilerin bu siteyi terk ettiği gibi bütün istatistiksel bilgiler her bir kullanıcı hakkında alınıyor. Yine bu doğrultuda başka bir zaman aynı kullanıcı bu web sitesini ziyaret ettiğinde bu kullanıcı hakkında daha önceden tutulmuş olan verilere göre site kullanıcının ilgisi doğrultusunda reklamları ekrana getiriyor, kullanıcının en fazla ilgilendiği konularda yeni yayınların listesini sunuyor. Bütün bu veriler başka bilgisayar programları ile tekrar değerlendirilip firmaya hangi yazarlara, kitap türlerine, yayınevlerine daha fazla ilgi duyuluyor, hangi yaş grubunun ne tür yazarlara, kitaplara veya yayınevlerine ilgi gösterdiği gibi sonsuz başlık altında veriler veriliyor.

Teknoloji ile toplanan bu veriler ihtiyaçlar doğrultusunda şirket yöneticilerine ya da satış, pazarlama, muhasebe, finans departmanlarına birtakım matematiksel işlemlerden geçirilip anlamlandırılarak, ister grafiksel isterlerse de detaylı olarak, rapora ulaşılmak istenilen andaki en son verilerle 1-2 saniye içerisinde bilgisayar tarafından oluşturulup sunuluyor. Dolayısıyla kurumun geleceğe dair yaptığı planlarda da daha isabetli kararlar alınıp, daha kısa zamanda, daha fazla parasal ya da hizmetsel hedefe ulaşmak mümkün oluyor.

• Internet üzerinden tanıtım , destek:
Bundan 6 sene önce bir internet sitesi sahibi olmak ayrıcalıkken bugün bir internet sitesi sahibi olmamak bir ayrıcalık haline gelmiştir. Ancak şirketlerin internet sitelerini ne derecede verimli kullandığı tartışmalıdır. Bir çok şirketin web sitesinde , o şirketin telefon numaralarına bile ulaşmak için 10 dakikanızı harcamanız gerekmektedir.
Web yayını yapan bilgisayarlar üzerindeki yazılımlar aracılığıyla siteyi ziyaret edenler hakkında toplanan bilgilerin ne derece değerli olduğunu her halde bize en iyi anlatacak olanlar satış ve pazarlama uzmanları olsa gerek.
Hizmet ya da endüstriyel üretime dayalı bir şirketin bütün ürünleri ve/veya hizmetleri hakkında hazırlamış olduğu bir web sitesi ile o şirket, hangi ürününün ya da hizmetinin daha çok ilgi çektiğini, hangilerinin ilgi çekmediğini öğrenebilmek mümkün olmaktadır. Elektronik ortamdaki bir form ile ziyaretçilerin ürün ve/veya hizmetler hakkındaki fikirlerini öğrenebilir, sadece 1 dakikada online olarak doldurulabilen benzeri formlar ile site ziyaretçilerinizin beklentilerine ulaşabilirsiniz.
Özellikle elektronik cihaz ve bilgisayar programı üreticilerinin uyguladığına benzer şekilde online destek dokümanları ile hem müşterilerinize daha iyi hizmet verir, hem de en çok desteğe ihtiyaç duyulan hususlar konusunda bilgilenerek gelecekteki ürün dizaynlarında kullanılmak üzere bilgiler edinilebilir.

3. Kurum ile çalışanları arasında bilgi yönetimi (B2E – Business to Employee):
Bir bilgi yönetim sisteminin en karmaşık ve sofistike kısmını oluşturan boyutudur. Şirket içindeki bilgi yönetimini en karmaşık kılan temel neden bütün bu sistemlerin merkezinde insan faktörünün yer almasıdır. “İnsan faktörü” de bilgi yönetim sisteminin bir parçası olarak ele alınmalıdır. İnsan faktörünün yanında şirket içi bilgi yönetimindeki teknolojik sistemleri aşağıdaki temel başlıklar altında toplayabiliriz :

• ERP (Organizasyon Kaynak Planlaması) Sistemleri,
• MRP (Materyal Kaynak Planlaması) Sistemleri,
• İş akışı sistemleri,
• Veri madenciliği,
• Doküman yönetimi,
• Karar destek mekanizmaları,
• Forum, haberci, elektronik posta, chat, online video uygulamaları gibi haberleşme  araçları,
• Bilgisayar destekli eğitim,
• Veri dağıtım teknolojileri,
• …ve diğerleri..

• Bir Bilgi Yönetim Sistemi bileşenlerinin mantıksak yapısı.
Yukarıdaki başlıkları detaylı olarak anlatmayacağız. Ancak bunların tamamının birlikte birbirleri ile uyumlu olarak uygulanmasının şirket sahipleri, şirket yöneticileri ve çalışanları açısından ne anlama geldiklerinden kısaca bahsedeceğiz
Yukarıdaki başlıklarda adı geçen “Bilgi Yönetim” bileşenleri sadece ve sadece şirket içi kullanım için değildir. Bu sistemleri birbirlerinden kesin sınırlarlarla ayırmak da mümkün değildir. İyi bir bilgi yönetim sistemi organizasyonun müşterileri, iş ortakları, tedarikçileri, bayileri ve çalışanlarının beraberce bütünleşik olarak dizaynı ile en verimli olacaktır.
Ölçebildiğinizi yönetebilirsiniz !
Bu sistemlerin kullanımını temel olarak 3 ana hedefe ayırabiliriz:
A) Ölçebilmek,
B) Çok daha hızlı iş süreçleri (tasarruf),
C) Çalışanlar arasında bir sinerji oluşturmak, saklı kalan birikimleri ve bilgileri şirket karlılığı için ortaya çıkarmak, yapılabileceklerin tamamını şirketin parasal odaklarına ulaşmak için harekete geçirmek, kurumun entelektüel mülkünü arttırmak.
Şirketi içindeki işlemlerin elektronik ortama aktarılması, bize iş süreçlerinde yapılması muhtemel hataların düşmesi ve daha da önemlisi zamandan tasarruf olarak geri dönmektedir. Zaten elektronik ortama aktarılmış olan ve bilgisayar ortamında kayıt altında tutulan verilerin bilgisayar tarafından bir takım matematiksel işlemlerden geçirilerek bugüne kadar ölçmeyi aklımıza bile getirmediğimiz kadar çok ölçüm başlıklarına ulaşabiliriz.
Sadece izin istek formlarının elektronik ortama taşınması ile en çok hangi dönemlerde izin talebinde bulunulduğuna, en çok hangi departmanın izin istediğine, en çok hangi departman yöneticisinin ret cevabı verdiğine en çok kimin izin kullandığına, kalan izin miktarlarına ve daha bir çok farklı başlık altında ölçümsel verilere ulaşmak bilgisayar açısından sadece milisaniyeler boyutunda bir süreyi kapsayacaktır.
Ancak sofistike düşünülerek hazırlanmış bir bilgi yönetim sistemi bunların ötesinde de amaçlar taşır. Şirketin elektronik ortamındaki forum sayfaları sayesinde gizli kalan çok önemli fikirlere ulaşılabilir. Yüzlerce çalışanı olan bir firmanın organizasyon grafiğini düşündüğümüzde uzak bölgedeki fabrikanızda en alt kademede çalışan bir memurun şayet katma değer üretecek çok iyi bir fikri ya da projesi varsa bunun üst yönetime ulaşması neredeyse imkansızdır. Çünkü o memur fikrini ya da projesini öncelikle kendi personel müdürüne kabul ettirmesi , personel müdürü fabrika müdürünü ikna etmesi , fabrika müdürü İstanbul’daki patronunu ikna etmesi gerekebilir ki bu zincir çok daha uzun olabilir. Bu zincirin halkalarının birinde bu fikrin takılması ya da anlaşılamaması belki de yüz binlerce ya da milyonlarca dolarlık bir tasarrufun engellenmesi anlamına gelmektedir. Ancak elektronik ortamdaki bir foruma bırakılmış bir projeye ya da fikre organizasyon içindeki bütün bilgisayar kullanıcıları -karar mekanizmasını oluşturan kimseler de – ulaşabilir ve konu diğer katılımcıların da fikirlerini bıraktığı bir platform sayesinde enine boyuna tartışılarak doğru karara ulaşılabilir. Hatta ödüllü proje ve bilgi paylaşma yarışmaları düzenlenip, insanları değer üretmeye yöneltebilirsiniz.

Ülkemizde bu alanda oldukça büyük bir pazar mevcut olup bu alanda hizmet veren konunun tamamına vakıf profesyonel firmalar -henüz- yoktur. “Bilgi”‘nin önemi her ne kadar biliniyor olsa da birçok şirket açısından “bilgi” henüz bir “kurumun öz kaynağı” olarak değerlendirilmeye başlamadığından bu yöndeki yatırımlar oldukça geç kalmıştır. ABD’nin en büyük 1000 ticari organizasyonunun %96 sında sofistike bir anlayışla ele alınan ve uygulanan “Bilgi Yönetimi” ülkemizde tanıtılması gereken bir konu olarak da karşımıza çıkmaktadır.

Melikşah Karakaş