14 Ara Ticaret & Sanayi Odaları Uygulaması
Odalar; üyelerinin müşterek ihtiyaçlarını karşılamak, meslekî faaliyetlerini kolaylaştırmak, mesleğin genel menfaatlere uygun olarak gelişmesini sağlamak, mensuplarının birbirleri ve halk ile olan ilişkilerinde dürüstlüğü ve güveni hâkim kılmak üzere meslekî disiplin, ahlâk ve dayanışmayı korumak ve bu Kanunda yazılı hizmetler ile mevzuatla odalara verilen görevleri yerine getirmek amacıyla kurulan, tüzel kişiliğe sahip kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşlarıdır.
Odalar illerde, Birliğin olumlu görüşü üzerine Bakanlığın kararı ile kurulur.
Bir ilde oda kurulabilmesi için ticaret siciline kayıtlı ve bu Kanunda belirtilen nitelikleri haiz en az bin tacir ve/veya sanayici veya deniz ticareti ile iştigal edenlerin Birliğe yazılı başvuruda bulunması zorunludur. Müstakil sanayi odası kurulabilmesi için o ilde faaliyet gösteren sanayicilerin yarısından fazlasının yazılı talebi şarttır.
Odaların kuruluş ve çalışma alanları, il sınırlarıdır. Kuruluş ve çalışma alanları içinde aynı unvanda başka bir oda kurulamaz.
Odaların çalışma alanları, çevre illeri de kapsayacak şekilde ve o illerde ilgili oda kuruluncaya kadar geçerli olmak üzere, Birlik Yönetim Kurulu tarafından genişletilebilir veya daraltılabilir.
ERATO, halihazırda geçerli olan 5174 sayılı Odalar ve Borsalar Kanununu ile odaların yüklendiği görevleri, elektronik ortamda yerine getirmek üzere geliştirilmiş Windows tabanlı ve entegre bir uygulamadır. Üye Sicilden muhasebeye, kasa/vezne işlemlerinden bütçeye, araştırma işlemlerinden halkla ilişkiler ve tanıtıma kadar 14 ana modülden oluşur. Tüm bu uygulama modülleri ve bu modüllerin altında çalışan birçok alt modülü, ticaret ve sanayi odalarının hizmetine entegre olarak sunmaktadır.
GENEL YAPISI
ERATO, entegre bir paket olması, olağanüstü teknolojisi ve benzersiz üstünlükleri ile en büyük illerimizdeki odalara olduğu kadar küçük ilçelerde yer alan odalar için de ideal ve güvenli bir çözümdür. Verilerin güvenliğini sağlayan çok katmanlı bir koruma sistemine sahiptir. Böylelikle, kullanıcıların bilinçli veya bilinçsiz olarak sisteme zarar vermesini engeller.
– Veri yönetiminde MS SQL server kullanır.
– Hiçbir şekilde veri kaybı veya bozulması olmaz.
– Client/Server veya terminal server yapısında kurulup kullanılabilinir.
– Otomatik yedekleme sistemine sahiptir.
– Log sistemine sahiptir. ERATO içerisinde yapılan tüm ilavelerin, değişikliklerin ve silmelerin logu tutulur. Kolayca raporlanır.
– Sınırsız raporlama imkanı sunar. İçerdiği yüzlerce rapora ek olarak ERATO, bünyesinde bulundurduğu raporlama programı sayesinde kullanıcıya istediği raporu hazırlayıp yapıya ilave etmeyi sağlar.
– Raporlardaki filtreleme yapısı sayesinde kullanıcı arzu ettiği değişik analize ve grafiğe ulaşır.
– Raporlar, arzu edilmesi durumunda Excel, PDF, XML veya text olarak arşive alınabilir.
ERATO, birbirleriyle tam entegre çalışan aşağıdaki uygulama modüllerini içermektedir;
· Üye İşlemleri:
Üyelerinizin her türlü bilgisini (İletişim, Ticari Ortaklık Yapıları, Yetkileri, Görev Tanımları, İştigal Konuları, Yıllara göre bilançoları, sermaye ve öz varlıkları v.b.) tutabilir, hızlı ve kolay bir şekilde askı ve terkin işlemlerini yapabilirsiniz. Üye aidatların tahakkuk işlemlerini geleceğe yönelik olarak yapabilir ve bütçeleyebilirsiniz. Nace kodlarına göre raporların yanısıra, farkılı dillerde sicil sureti, hali faaliyet belgesi ve tasdik raporları alabilirsiniz. Buradaki her türlü bilgiyi TOBB’a otomatik olarak aktarabilirsiniz.
· Kasa ve Vezne İşlemleri:
Üye Sicil ve Genel Muhasebe modülleri ile tam entegre olarak, üye aidatları ile diğer işlemlerin tahsilatlarını makbuzlu ve makbuzsuz olarak yapabilirsiniz. İstenilen sayıda kasa tanımlayabilir, farklı serilerde makbuz basabilirsiniz. Ödeme ve tahsilat bilgilerinin yer aldığı kasa raporlarını anlık olarak alabilirsiniz.
· Meslek Komiteleri İşlemleri:
Seçim sonucu oluşan meslek komiteleri asil, yedek ve meclis üyeleri ile ilgili her türlü bilgiyi (Firmaları, yetkili kişileri, iletişim bilgileri, uzmanlıkları v.b.) ve yıllık planlı toplantı tarihlerini kayıt altına alabilirsiniz. Olağan ve olağanüstü toplantıların hazirun cetvelini, alınan kararları ve kararların dağıtımlarını (Yönetim Kurulu Föylerine, Meclise, Genel Sekreterliğe v.b.) takip edebilirsiniz. Komitelerde yer alan üyelerin (asil, yedek, meclis üyeliği) tüm geçmişini takip edebilir, gerekli ödüllendirme raporlarını çekebilirsiniz. Meslek Komitelerinin tüm faaliyetlerine (Olağan, Olağanüstü toplantı) yönelik davet yazılarını, maillerini ve faxlarını gönderebilir, üyelerin devamsızlıklarını raporlayabilirsiniz.
· Başkanlık ve Sekreterlik İşlemleri:
Servisler tarafından sisteme girilen föylerden ve bir önceki yönetim kurulundan görüşülememiş maddelerden bir sonraki yönetim kurulu gündemini oluşturabilirsiniz. Karar föyleri ile gündem maddelerini anında değiştirebilirsiniz. Yine servis föylerinden ve yönetim kurulu önerilerinden meclis gündemini oluşturabilirsiniz. Yönetim kurulunda görüşülen ve servisleri ilgilendiren kararların dağıtım listesini hazırlayabilir, kararları ve kararlara ait dökümanları sistemde saklayabilirsiniz. Yönetim Kurulu ve Meclis hazirun cetvelleri ile üyelerin devam durumlarını takip edebilirisiniz.
· Gelen ve Giden Evrak İşlemleri:
Gelen ve Giden evrakları ekleri ile birlikte imaj olarak (tarayıcıdan geçirilerek) veya detayları sisteme kayıtlı doküman olarak saklayabilirsiniz. İmaj olarak saklanan evraklarda içerik araması (cevaplanma durumuna, konuya, firmaya, evrak no’ya v.b.) yapabilirsiniz. Evrak kayıt işlemlerini sadece kayıt servisinde yapabileceğiniz gibi tüm servislerde yapabilirsiniz. Gelen ve Giden evraklarla ilgili her türlü detaylı bilgiyi (tarihi, konusu, orijinal numarası, geliş şekli, teslim alan, teslim eden, cevaplı evrak olup olmadığı, önem derecesi v.b.) takip edebilirsiniz. Sisteme aktarılan evrakların kişilere/departmanlara ulaştırılması işlemlerini elektronik ortamda yapabilirsiniz.
· Anket İşlemleri:
Sınırsız sayıda ve farklı dillerde soru bankası oluşturabilirsiniz. Oluşturduğunuz bu soru bankasından seçilen soruları gruplayarak değişik formatta (çoktan seçmeli, text cevaplı) anket formları hazırlayabilirsiniz. Anketlere verilen cevapları sisteme girerek değişik değerlendirmeleri (soru veya anket bazında) raporlayabilir veya grafik olarak alabilirsiniz.
· Araştırma İşlemleri:
Üye olan veya olmayan işletme/kurumlarda yapacağınız dönemsel/yıllık araştırma ve anket sonuçlarına göre değişik raporlamalar yapabilirsiniz. Sektörel veya tüm sektörleri kapsayan sıralamalar yapabilir ve değişik sonuçlara (İlk 100 büyük firma, sanayide eğilimler, değişik kriterlere göre ödül listeleri, işletmelerin üretimden satış, ciro, kurumlar vergisi, yatırım tutarları, sermaye durumları, ortakları yapıları, istihdam ve ihracat tutarları, üretim ve satış ile ilgili sıkıntıları v.b.) ulaşabilirisiniz.
· Toplantı Odaları (Kaynak Rezervasyon) Yönetim İşlemleri:
Oda içinde yer alan tüm toplantı odalarını gruplayabilir, değişik özellikleriyle birlikte (kaç kişilik, barındırdığı eşya ve cihazlar v.b.) sisteme tanımlayabilir, oda içi veya oda dışı talepleri en optimum şekilde yönetebilirsiniz. Sisteme tanıtılan bu detaylı bilgiler sayesinde, toplantılara en uygun odanın otomatik olarak atanmasını sağlayabilirsiniz. Meslek Komiteleri, Meclis, Yönetim Kurulu Toplantılarını yıllık olarak planlayabilir ve oda rezervasyonlarını yapabilirsiniz. Talep edilen tarih ve saatlerde uygun odanın olmaması durumunda yedek rezervasyon yapabilir, asil rezervasyonun iptal edilmesi durumunda ise ilk yedek rezervasyonun asil rezervasyon haline dönüşmesini ve talep edenin de uyarılmasını sağlayabilirsiniz. Toplantı sonuçlarını (katılımcı sayısı, memnuniyet anket sonuçları v.b.) detaylı bir şekilde raporlayabilirsiniz.
· Sanayi Müdürlüğü İşlemleri:
İşletmelere ait kapasite raporlarını hazırlayabilir, eksperler ile ilgili işleri ve verilen teşvikleri takip edebilir, ihracat ile ilgili anketleri yapabilirsiniz. Süresi dolmak üzere olan kapasite raporlarıyla ilgili uyarı raporlarının yanısıra, değişik içerikte kapasite raporları (raporu hazırlayan, veriliş ve bitiş tarihleri v.b.) alabilirsiniz. Eksperlere yapılacak ödemeleri, yasal kesintilerini detaylı şekilde takip edebilirsiniz. Firmalara verilen teşviklerin detaylarını, sonuçlarını, ödeme ve revizyon bilgilerini sistem üzerinde tutabilirsiniz.
· Protokol ve Organizasyon İşlemleri:
Kurum üyeleri, üye olmayan diğer kurum ve kişiler ile her türlü iletişimi (fax, email, sms v.b.), duyuru işlemlerini yapabilirsiniz. Değişik formatlarda ve dillerde duyurular hazırlayabilirsiniz. Çeşitli seviyelerde protokol listeleri oluşturabilir, tamamına veya bir bölümüne önceden planladığınız duyuruları otomatik olarak yollayabilirsiniz. Genel resmi ve özel tarihleri, üyelere/kişilere ait özel günleri sisteme tanımlayabilir, ilgili tarihlerde yapılacak işleri ve bu işleri üstelenecek kişi/departmanları planlayabilirsiniz. Her türlü yurt içi ve yurt dışı fuar organizasyonlarının detay bilgilerini sistemde tutabilirsiniz. Gelen ve giden heyet bilgilerini, geliş ve gidişlerde yapılacak işleri (karşılama, transfer, otel ve restaurant rezervasyonları, ikili görüşmeler v.b.) en detaylı şekilde planlayabilirsiniz.
· Bütçe ve Ödenek İşlemleri:
Arzu ettiğiniz sayıda ve para biriminde dönemsel bütçeler (genel bütçe, personel bütçesi v.b.) hazırlayabilirsiniz. Bütçe içerisinde gelir/gider departmanlarını (departman gruplarını) ve bu departmanların altında yer alacak gelir/gider çeşitlerini (çeşit gruplarını) tanımlayabilirsiniz. Genel Muhasebe ve Personel modüllerinde gerçekleşen verileri otomatik olarak bütçeye aktarabilir ve karşılaştırma raporlarını (+/- sapmaları) anlık olarak alabilirsiniz. Fasıllar arası yapılan transferleri takip edebilirsiniz.
· Genel Muhasebe İşlemleri:
Özel hesap dönemlerine göre muhasebe sisteminizi kurabilir, muhasebe hareketlerinizi orijinal, yerel ve standart para cinslerinden takip edebilirsiniz. Farklı modüllerden (stok, sabit kıymet, personel v.b.) gelen entegrasyon fişlerini isteğe bağlı olarak otomatik veya veri havuzunda toplayarak kontrollü bir şekilde kesinleştirebilirsiniz. Miktarlı muhasebenin yanısıra, hesap planı dışında yardımcı hesaplar ve gider yeri/gider çeşidi, gelir yeri/gelir çeşidi yapısını tanımlayarak bunları raporlayabilirsiniz (bu tanımların mizan ve muavin raporları). Kanunen geçerli olan tüm defter ve raporları (Yevmiye defteri, Kebir defteri, Muavin defteri, bilanço tablosu, gelir tablosu, fon akım tablosu, nakit akım tablosu, e-bildirgeler v.b.) alabilirisiniz.
· Personel İşlemleri:
Gerek işçi statüsünde gerekse de 657 devlet memurları kanununa göre çalışan personelinizin özlük ve tahakkuk işlemlerini (brütten nete, netten brüte) yerine getirebilirsiniz. Personelinizin kurum içerisindeki her türlü hareketlerini (maaş, görev, işyeri, bölüm, alt bölüm v.b.) takip edebilir, raporlayabilir ve fark bordrosu ile tahakkuk işlemlerini yapabilirsiniz. Yurt içi ve dışı seyahat, avans, kıdem/ihbar, özel sağlık v.b. bordroları oluşturabilirsiniz. İşe giriş ve çıkışlardaki her türlü yasal raporun yanısıra değişik bildirgeleri elektronik ortamda hazırlama ve gönderme işlemlerini yapabilirsiniz.
· Sabit Kıymet İşlemleri:
Kurum içerisinde kayıtlı sabit kıymetlerin detay ve toplu olarak takip işlemlerinin yanısıra, finansal kiralama yolu ile alınan demirbaşların tüm detay bilgilerini sistemde tutabilirsiniz. Sabir Kıymet alış ve satış detaylarının yanısıra zimmet işlemlerini de yapabilirsiniz.
· Stok İşlemleri:
Stok kartlarını istediğiniz sayıda seviye vererek tanımlayabilir ve bunları değişik gruplar altında toplayabilirsiniz. Sınırsız sayıda ambar ve birim tanımlayabilir, stoklarınızı bu tanımlara göre (ambar, birimler v.b.) raporlarlayabilirsiniz. Sayım işlemlerini, sayım fark fişlerini, ambarlar arası transferleri, mamule ait reçete tanımlarını hızlı bir şekilde yapabilirsiniz. Ay sonlarına istenilen fiyat takip yöntemine göre otomatik olarak maliyetlendirme yapabilir ve raporlarını alabilirsiniz.
· TOBB Entegrasyon İşlemleri:
Üye bilgilerini, bu bilgiler üzerinde yapılan değişikleri, kurum içerisinde kullanılan derece kodlarını, nace kodlarını, meslek grup kodlarını, firma ortkaları/yetkilileri bilgilerini online veya offline olarak Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği veritabanına aktarabilirsiniz.
No Comments